STARK udnytter også IT professionelt

”Jeg vil gerne sætte et par tillægsord på BPA Solutions. Det er et godt firma at samarbejde med, de er dygtige, har humor og supporten er i top. Vores BPA Solutions konsulent har en kæmpe goodwill hos os”
Karin Meldgård Andersen
Accounts Payable-, General Accounting- and Supplier Bonus Manager
STARK Finance Center

STARK bygger deres dokumenthåndtering på løsninger fra BPA Solutions, når fakturaer til 72 trælaster og 2.700 medarbejdere skal automatiseres.

STARK er den professionelle partner når det kommer til byggeri.

STARK henvender sig til professionelle kunder inden for byggebranchen og har særligt fokus på små og mellemstore håndværksvirksomheder. Men kunde-porteføljen omfatter alt fra enkeltmandsvirksomheder til store entreprenører, men private kunder er også velkomne i STARK’s forretninger.

Lang relation

Det hele startede for mere end 15 år siden hvor STARK modtog mere end 1,5 millioner fakturaer om året, der skulle registreres manuelt og fordeles med post til 72 trælaster. Ud over store omkostninger til løn og porto var processen langsom og det var meget svært at følge op på den enkelte faktura.

BPA Solutions tilbød STARK en løsning baseret på, den dengang, helt nye OCR-teknik til automatisk aflæsning af fakturaer, kombineret med et avanceret workflow til automatisk match og godkendelse af alle varekøbsfakturaer.

Dermed blev STARK en af de første kunder i Danmark til at indføre OCR-scanning og siden er samarbejdet blev udbygget.

Løsningen

STARK Finance Center (SFC) i Danmark håndterer som Finance Center al finans for de 72 trælaster, baseret på den nyeste OCR og workflow teknik. Udviklingen er gået stærkt, så i dag modtages mere end 95% af fakturaerne enten som EDI eller som en PDF-fil vedhæftet en e-mail og kan dermed behandles fuldt elektronisk.

I SFC verificeres fakturaerne hvorefter de registreres automatisk i STARK’s ERP-system. Samtidig starter fakturaen på et workflow, hvor varekøbsfakturaer automatisk matches med indkøbsordre og varemodtagelse.

Hvis fakturaen matcher, betales og arkiveres fakturaen automatisk helt uden manuel indblanding. Afvigelser distribueres elektronisk til de enkelte trælaster, som hurtigt kan behandle fakturaerne på skærmen.

STARK har tidligere brugt en anden løsning til omkostningsfakturaer, men er nu skiftet til en løsning fra BPA Solutions.

Karin Meldgård Andersen fortæller, ”Det sidste år har vi smidt et andet system på porten, da BPA Solutions havde en bedre løsning. Nu har vi kun ét system fra BPA Solutions og det har også gjort hverdagen nemmere”.

Elektronisk arkivering

STARK benytter kun elektroniske arkivering. Alle dokumenter bliver lagret elektronisk. ”Dette har også været med til at gøre bogholdernes hverdag meget nemmere og mere effektiv”, udtaler Karin.

Det er ikke kun i kreditorbogholderiet at alt arkiveres elektronisk. STARK har gennem årene arbejdet på, at alle dokumenter, der relaterer sig til økonomifunktionen bliver arkiveret i det elektroniske arkiv.

Det drejer sig om alle udgående dokumenter som fakturaer, ordrebekræftelser, følgesedler, men også om indgående dokumenter, der enten scannes eller modtages på e-mail, såsom dokumenter vedrørende oprettelse og nedlæggelse af kunder, finansbilag etc.

”I en virksomhed som STARK taler vi om meget store dokument mængder, når der for eksempel dannes kontoudtog til kunderne hver måned” fortæller Karin.

Det stiller meget store krav til det elektroniske arkiv, da brugerne samtidig forventer at dokumenterne kan findes frem med meget korte svartider.

For at lette brugernes adgang til dokumenter arkiveret i det elektroniske arkiv, er arkivet fuldstændig integreret i STARK’s ERP-løsning, så langt de fleste brugere slet ikke er klar over at dokumenterne er arkiveret i arkivet fra BPA Solutions.

Karin afslutter ”Jeg vil gerne sætte et par tillægsord på BPA Solutions. Det er et godt firma at samarbejde med, de er dygtige, har humor og supporten er i top. Vores BPA Solutions konsulent har en kæmpe goodwill hos os”.

Om STARK

STARK Group har 5.600 medarbejdere med en omsætning på DKK 18 milliarder fordelt på Danmark, Norge, Sverige og Finland. STARK Danmark er hovedkontoret. De 72 danske trælaster med 2.700 medarbejdere, har en omsætning på 8 milliarder. STARK er Danmarks største trælastkæde der betjener både professionelle og private.