Fra dokument til ”big data” med BPA Solutions løsningen
” Vi ønsker at sætte strøm til alle dokumenter, så alt bliver papirløst”
Brian Smidt,
IT Chef, C.C. Jensen A/S
Hos C.C. Jensen har man længe haft indført det elektroniske arkiv, men går nu skridtet videre og omdanner dokumenter til ”big data”.
CJC har specialiseret sig i at rense olien i alle typer olie til alle formål, f.eks. olie til gearkasser på vindmøller. Skift af gearkasseolie er exceptionelt dyrt, så det er en god investering med oliefiltre fra CJC som forlænger levetiden på gearkasseolien.
CJC er teknologisk på forkant med deres oliefiltre. CJC har udviklet følere til deres oliefiltre, så kunderne, via en hjemmeside, selv kan holde øje med, hvornår det er tid til at skifte olien i deres udstyr, samt give indikationer om andre problemer. Dette sparer kunden mange penge og forebygger nedbrud.
Det er ikke kun inden for oliefiltre at CJC er teknologisk på forkant. Også i administrationen har CJC indført ny teknologi. IT Chef Brian Smidt udtaler ”Vi ønsker at sætte strøm til alle dokumenter, så alt bliver papirløst”.
Valg af løsning
Brian Smidt fortæller, ”Med 16.000 kreditorfakturaer der blev indtastet manuelt, havde vi en udfordring. Derfor var vi på udkig efter en fakturaløsning, som automatisk kunne OCR scanne data, afløfte relevante faktura-data, validere dem og automatisk sætte dem på flow til godkendelse, betaling og arkivering”.
Valget faldt på BPA Solutions standard løsning til fakturatolkning, som allerede havde standard integration til vores ERP system Aspect4 samt arkivsystem Multi-Support Next. Med deres store kendskab til begge løsninger, stod BPA Solutions for implementeringen af hele løsningen”.
Løsningen
Løsningen startede med faktura, siger Brian Smidt.
”Vi håndterer både varekøbs- og omkostningsfakturaer. Ved varekøb matches fakturaen og indkøbsordren, er der 100% match, håndteres fakturaen helt automatisk uden manuel indblanding”.
Men det udviklede sig hurtigt til at omfatte mange andre dokumenter. CJC gennemførte en intern analyse, for at afdække omfanget af internt arkiverede papir-dokumenter og startede derefter en struktureret proces med at digitalisere alle dokumenter.
Baseret på analysen har CJC løbende udvidet løsningen til også at scanne og arkivere forsendelsespapirer, følgesedler, salgsordrer, ordrebekræftelser, certifikater, rejseafregninger, olierapporter, shippingdokumenter samt tekniske dokumenter.
Der er ingen begrænsning – Kofax klarer alle former for dokumenter
Med CJCs udenlandske datterselskaber, var det helt naturligt at udbrede løsningen til også at omfatte dem, så i dag anvendes løsningen også i det hollandske, spanske, chilenske, kinesiske, amerikanske og engelske datterselskab.
Brian Smidt udtaler, ”Foruden besparelsen på ressourcer, har den helt store gevinst været, at alle dokumenter nu kan genfindes digitalt, det er en kæmpe fordel. Før blev 7 fakturakopier sendt rundt til forskellige afdelinger, nu ligger det hele i ét arkiv og heri ligger den væsentligste besparelse”.
Fra dokument til ”Big data”
CJC arbejder løbende på at forbedre sine oliefiltre. Senest er laboratoriet begyndt at tage olieprøver, i forbindelse med test af oliefiltre, som sendes til analyse på eksterne laboratorier.
Laboratorierne måler mere end 80 forskellige parametre på olieprøven, som indeholder værdifuld viden for CJC.
Med løsningen fra BPA Solutions aflæses samtlige 80 oplysninger automatisk, for derefter at blive gemt i en SQL-database, som CJC anvender til statistiske analyser, der kan bruges til at gøre oliefiltrene endnu bedre.
Selve analysedokumentet arkiveres i SharePoint 365, hvilket gør det tilgængeligt for alle CJC medarbejdere uanset, hvor i verden de befinder sig.
C.C. Jensen stopper ikke her
CJCs filosofi med at sætte strøm til alle dokumenter stopper ikke her. Næste step i den papirløse produktion er iPads samt elektronisk produktkatalog, alt skal scannes og arkiveres elektronisk
Brian Smidt sætter stor pris på samarbejdet med BPA Solutions ”Vi får god service og der bliver lyttet os, hvilket er vigtigt for CJC”.
Om C.C. JENSEN
C.C. JENSEN (CJC) er en international familieejet virksomhed med 13 datterselskaber i Danmark og udlandet. CJC blev etableret tilbage i 1953 med base i Svendborg og har 300 medarbejdere og en omsætning på 400 millioner. CJC er velkendt for deres produktion af oliefiltre og leverer løsninger inden for følgende segmenter: Marine, Mine, Vind, Power (kraftværker) og Industri generelt.