A-kasser / forbund er kendetegnet ved den meget store mængde af dokumenthåndtering i sagsbehandlingen. I dag modtages dokumenter fra mange forskellige kilder som papir, vedhæftede filer på e-mail samt uploadede dokumenter fra internet.
Fælles for alle dokumenterne er at de skal tildeles en dokumenttype og en eller flere indeksværdier såsom cpr.nr., for effektivt at kunne indgå i sagsbehandlingen og udnytte de muligheder som de forskelle a-kasse / forbundsløsninger tilbyder.
For vedhæftede og uploadede filer gælder desuden at disse kommer i mange forskellige formater og at filerne ofte ikke er opdelt svarende til antallet af dokumenter. Nogle gange udgøres et dokument af flere filer og andre gange indeholder en fil flere dokumenter.
Med a-Capture dokumenthåndtering får a-kassen / forbundet en løsning til at håndtere alle indkomne dokumenter fra medlemmerne uanset om disse kommer som papir, som vedhæftede dokumenter på en e-mail eller som uploadede filer fra internettet.
Filerne konverteres til et fælles PDF-format, hvorefter løsningen automatisk samler eller skiller filerne, så det svarer til dokumenterne. Herefter bestemmes dokumenttypen og de ønskede indeksværdi findes automatisk i dokumentet.
a-Capture dokumenthåndtering er integreret med de førende løsninger indenfor a-kasse / forbund såsom Nyt Modulus, Winnie og GetOrganized.
”Hos HK har vi igennem mange år scannet og navngivet de mange forskellige dokumenter (blanketter, opsigelse, ansættelseskontrakt etc. etc.), der vedrører Arbejdsløshedskassen, og indekseret dokumenterne manuelt.
I forbindelse med en opgradering af vores Kofax scanningssoftware, blev vi præsenteret for mulighederne med den nyeste OCR-teknologi baseret på Kofax og BPA Solutions’ overbygning til online validering og søgning i medlemssystemet.
Vi besluttede at indføre a-Capture med BPA Solutions som partner og kan se store besparelser i tidsforbruget ved validering, samtidig med at vi er sikre på, at dokumenterne er indekseret 100% korrekt.
Tidsbesparelsen har helt klart været med til at gøre det muligt at scanne den stærkt øgede mængde arbejdsløshedssager uden at udvide antallet af medarbejdere, og er samtidig med til at mindske risikoen for arbejdsskader i forbindelse med tastning af cpr. numre.”
Vil du læse mere, så kan du
helt uforpligtende downloade cases, whitepapers m.m. her.
e-mail dokumenter
Sagsbehandleren der har modtaget en e-mail, der skal konverteres til PDF, indekseres og arkiveres i medlemsløsningen skal blot lave ’drag & drop’ af e-mailen til en speciel indbakke overvåget af a-Capture.
Upload dokumenter
Dokumenter der er uploadet via internet overføres til a-Capture, der sørger for konvertering til PDF samt opdeling i dokumenter inklusiv bestemmelse af dokumenttype og udtræk af indeksværdier.
Konvertering af filer
Medlemmerne sender de elektroniske filer i mange forskellige formater, som ikke er egnet til arkivering og sagsbehandling. a-Capture konverterer vedhæftede og uploadede filer til standardformatet PDF, der er meget velegnet til langtidsarkivering og sagsbehandling.
Split / samling af filer
Elektroniske filer som medlemmerne sender, er ikke altid opdelt i dokumenter. Nogle gange kan et flersidet dokument være opdelt på flere filer, hvis det fx er fotograferet med en smartphone. Andre filer kan indeholde flere dokumenter i den samme fil, hvis denne fx er scannet på en kopimaskine.
a-Capture samler eller opdeler filerne, så resultatet er dokumenter, der kan arkiveres i medlemsløsningerne.
Bestemmelse af dokumenttype
Dokumenttypen skal bestemmes for at dokumenterne kan arkiveres i medlemsløsningen og eventuelt startes på en arbejdsgang.
Den indbyggede intelligens i a-Capture bestemmer automatisk dokumenttypen uanset om dokumenterne kommer fra e-mail, upload eller papir.
a-Capture leveres med en række af de gængse dokumenttyper i a-kasse / forbund foruddefineret og kan enkelt tilpasses med nye dokumenttyper specifikt for den enkelte a-kasse /forbund.
Udtræk af indeksdata
Baseret på dokumenttypen kan a-Capture dokumenthåndtering finde en eller flere indeksværdier i dokumentet, hvilket ofte er cpr. nr. der enten kan være maskin- eller håndskrevet.
De læste indeksdata kontrolleres online direkte mod medlemsløsningen via BPA Solutions egen SQL-Bridge. Herved sikres at fx cpr. nr. er rigtigt før dokumentet arkiveres i medlemsløsningen.
Arkivering
a-Capture dokumenthåndtering er integreret med de førende medlems- og ESDH-løsninger inden for a-kasse / forbund.
Vil du vide mere om dine fordele ved a-Capture?
