Bang & Olufsen udvider anvendelse af Kofax-løsningen

”Vi har længe været tilfredse med fakturagenkendelsen i Kofax, der overtager de værste tasteopgaver og dermed afværger potentielle fejl.”
Dennis Mogensen
Sr. Manager IT Applications, B&O Group IT

Hos Bang & Olufsen har man yderligere effektiviseret forretningsgangene i form af centralisering af fakturabehandlingen for de internationale salgsselskaber.

Dennis Mogensen, Sr. Manager IT Applications, B&O Group IT, der står bag effektiviseringen af de interne arbejdsgange, udtaler: ”Da vi her i Danmark fik centraliseret fakturabehandlingen for vores internationale salgsselskaber, blev det hurtigt et fokusområde også at optimere de omkringliggende processer.”

Bang & Olufsen anvendte allerede en Kofax løsning fra BPA Solutions i det danske selskab, så det var naturligt at tage fat på BPA Solutions konsulenter, der har stor erfaring fra andre Shared Service Center implementeringer baseret på Kofax.
Gennem en række workshops blev opgaven beskrevet, herunder integrationen til B&O’s SAP ERP system med tilhørende workflow.

Opgaven, nu og i fremtiden

”Da opgaverne lå lokalt i de enkelte landes salgsselskaber var problemet ikke så stort i forhold til at sende papir- og mailfakturaer frem og tilbage med godkendelser. De lokale superbrugere vidste næsten altid ”by heart”, hvilke konti og omkostningssteder de enkelte fakturaer hørte til. Den lokale knowhow forsvinder jo i et vist omfang, når opgaven centraliseres – i hvert fald skal den overdrages eller bygges ind i teknikken i den nye løsning,” siger Dennis Mogensen.

Løsningen

Bang & Olufsen har længe været tilfreds med den automatiske fakturagenkendelse i Kofax-løsningen.
Kofax fra BPA Solutions afløser tasteopgaver og eliminerer potentielle fejl. Dermed flyttes kreditor-medarbejdernes fokus ind i SAP ERP systemet, hvor deres kompetencer udnyttes bedre end ved at registrere fakturaer manuelt.
Med udvidelsen af løsningen til også at dække de internationale salgsselskaber får B&O’s medarbejdere én metode og samme arbejdsgang for såvel danske som internationale fakturaer. Det giver de bedste forudsætninger for at arbejde effektivt og hurtigt:

”Kofax OCR hjælper os med at afløfte information fra fakturaerne, – og med den direkte forbindelse til vores ERP system er fakturaen klar til videre behandling og godkendelse” siger Dennis Mogensen, der har fokus på flere muligheder: ”Med overbygningen Kofax Analytics, der leverer statistisk materiale omkring fakturagenkendelsen, kan vi nu gå videre til at monitorere leverandørfakturaer med mangelfuld datakvalitet. Generelt vil vi se på, hvordan Kofax OCR kan udnyttes og udbygges.”

Implementering

Indledningsvis gennemførte B&O en workshop for nøglemedarbejdere, hvor løsningen, der skulle erstatte de eksisterende processer, blev beskrevet.
Her blev der lagt stor vægt på, at automatisering af processen med at registrere fakturaerne i SAP ERP systemet skulle ske uden at mindske datakvaliteten.

”Med BPA Solutions egenudviklede udvidelse til Kofax OCR er vi i stand til at kontrollere alle informationer, vi finder på en faktura, mod kundens ERP system. Dette sikrer, at kun kontrollerede og korrekte fakturadata bliver læst ind i økonomisystemet,” udtaler Kim Rudbeck, adm. direktør, BPA Solutions.

B&O ser store muligheder i at udbygge løsningen:
”Samspillet mellem Kofax OCR, vores SAP ERP system samt godkendelsesflow gør, at vi nu har en meget effektiv løsning til fakturaprocessen. Løsninger der i samspil gør, at de kan skaleres og udbygges til at inkludere flere lande og flere typer dokumenter i takt med at behovet opstår,” siger Dennis Mogensen.

Om Bang & Olufsen

Der er 1.200 medarbejdere i Bang & Olufsen-koncernen. Ud over et landsdækkende butiksnet i Danmark er Bang & Olufsen repræsenteret i mere end 70 lande. Bang & Olufsen’s varesortiment består af high-end produkter inden for lyd og billeder.