a-Capture

-  komplet løsning til alle indgående dokumenter i a-kasse og forbund

a-kasse / forbund

a-kasser / forbund er kendetegnet ved den meget stor mængde af dokumenter der indgår i sagsbehandlingen. I dag modtages dokumenter fra mange forskellige kilder som papir, vedhæftede filer på mail samt up loadede dokumenter fra internet.

Fælles for alle dokumenterne er at de skal tildeles en dokumenttype og en eller flere indeksværdier såsom cpr.nr., for effektivt at kunne indgå i sagsbehandlingen og udnytte de muligheder som de forskelle a-kasse / forbundsløsninger tilbyder.

For vedhæftede og up loadede filer gælder desuden at disse kommer i mange forskellige formater og at filerne ofte ikke er opdelt svarende til antallet af dokumenter. Nogle gange udgøres et dokument af flere filer og andre gange indeholder en fil flere dokumenter.

Med a-Capture får a-kassen / forbundet en løsning til at håndtere alle indkommende dokumenter fra medlemmerne uanset om disse kommer som papir, som vedhæftede dokumenter på en mail eller som up loadede filer fra internettet.

Filerne konverteres til et fælles PDF-format, hvorefter løsningen automatisk samler eller skiller filerne, så det svarer til dokumenterne. Herefter bestemmes dokumenttypen og de ønskede indeksværdi findes automatisk i dokumentet.

a-Capture er integreret med de førende løsninger indenfor a-kasse / forbund såsom Nyt Modulus, Winnie og GetOrganized.

Fordele med a-Capture

Dokumenter fra medlemmerne er grundlaget for arbejdsgangene i både a-kasse og forbund. Med automatisering spares der tid og penge.

Med automatisk bestemmelse af dokumenttype og indeksværdier som cpr. nr. opnår a-kasse / forbund en højere produktivitet.

Konvertering af formater til et standard PDF-format mindsker krav til PC-programmer og fremtidssikrer dokumenterne.

Opdeling af filerne i dokumenter sikrer en ensartet arkivering i a-kasse /forbundsløsningen og gør det muligt at starte dokumentet på en arbejdsgang.

Med a-Capture kan a-kasse / forbund automatisere og standardisere behandlingen af dokumenter fra medlemmer med deraf følgende tidsbesparelser og kvalitetssikring.

a-Capture kontrollerer de læste indeksdata (f.eks. cpr. nr.) direkte mod de førende løsninger til a-kasse / forbund og sikrer dermed den optimale datakvalitet, hvilket eliminerer omkostninger i forbindelse med fejlarkivering.

Løsningen a-Capture

e-mail dokumenter
Sagsbehandleren der har modtaget en e-mail, der skal konverteres til PDF, indekseres og arkiveres i medlemsløsningen skal blot lave ’drag & drop’ af mail’en til en speciel inbox overvåget af a-Capture.

Up load dokumenter
Dokumenter der er ’up load’et’ via internet overføres til a-Capture, der sørger for konvertering til PDF samt opdeling i dokumenter inklusiv bestemmelse af dokumenttype og udtræk af indeksværdier.

Konvertering af filer
Medlemmerne sender de elektroniske filer i mange forskellige formater, som ikke er egnet til arkivering og sagsbehandling. a-Capture konverterer vedhæftede og ’up loadede’ filer til standardformatet PDF, der er meget velegnet til langtidsarkivering og sagsbehandling.

Split / samling af filer
Elektroniske filer som medlemmerne sender, er ikke altid opdelt i dokumenter. Nogle gange kan et flersidet dokument være opdelt på flere filer, hvis det f.eks. er fotograferet med en smartphone. Andre filer kan indeholde flere dokumenter i den samme fil, hvis denne f.eks. er scanned på en kopimaskine.

a-Capture samler eller opdeler filerne, så resultatet er dokumenter der kan arkiveres i medlemsløsningerne.

Bestemmelse af dokumenttype
Dokumenttypen skal bestemmes for at dokumenterne kan arkiveres i medlemsløsningen og eventuelt startes på en arbejdsgang.

Den indbyggede intelligens i a-Capture bestemmer automatisk dokumenttypen uanset om dokumenterne kommer fra e-mail, up load eller papir.

a-Capture leveres med en række af de gængse dokumenttyper i a-kasse / forbund foruddefineret og kan enkelt tilpasses med nye dokumenttyper specifikt for den enkelte a-kasse /forbund.

Udtræk af indeksdata
Baseret på dokumenttypen kan a-Capture finde en eller flere indeksværdier i dokumentet, hvilket ofte er cpr. nr. der enten kan være maskin- eller håndskrevet.

De læste indeksdata kontrolleres on-line direkte mod medlemsløsningen via BPA Solutions egen SQL-Bridge. Herved sikres at f.eks. cpr. nr. er rigtigt før dokumentet arkiveres i medlemsløsningen.

Arkivering
a-Capture er integreret med de førende medlems- og ESDH løsninger inden for a-kasse / forbund.

Referencer

Mange a-kasser / forbund anvender allerede a-Capture med stor succes.

Det Faglige Hus, Min a-kasse, Magistrenes a-kasse, CA a-kasse og HK.

Leif Lodahl - Leder af scanningsafdeling hos HK Administrationen udtaler:

”Hos HK har vi igennem mange år scannet og navngivet de mange forskellige dokumenter (blanketter, opsigelse, ansættelseskontrakt etc. etc.), der vedrører Arbejdsløshedskassen, og indekseret dokumenterne manuelt.

I forbindelse med en opgradering af vores Kofax scanningssoftware, blev vi præsenteret for mulighederne med den nyeste OCR-teknologi baseret på Kofax og BPA Solutions’ overbygning til on-line validering og søgning i medlemssystemet.

Vi besluttede at indføre a-Capture med BPA Solutions som partner og kan se store besparelser i tidsforbruget ved validering, samtidig med at vi er sikre på, at dokumenterne er indekseret 100%  korrekt.

Tidsbesparelsen har helt klart været med til at gøre det muligt at scanne den stærkt øgede mængde arbejdsløshedssager uden at udvide antallet af medarbejdere, og er samtidig med til at mindske risikoen for arbejdsskader i forbindelse med tastning af cpr. numre.” 

Vil du vide mere??? - Kontakt os for et gratis inspirations møde på telefon 7023 2330 eller Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.